15/07/2013 11h01 – Atualizado em 15/07/2013 11h01
São inúmeras as situações do dia que distraem a nossa atenção, baixa produtividade é sinal de falta de foco
Por: Meiry Kamia *
Julho de 2013 – Você está apresentando baixa produtividade no trabalho e ainda se sente cansado? Fique atento! Você pode estar sendo vítima dos ladrões de tempo.
Baixa produtividade é sinal de falta de foco. E são inúmeras as situações do dia que distraem a nossa atenção. Para você ter uma ideia, quando está profundamente concentrado em alguma atividade e é interrompido para atender ao telefone, ver um e-mail, ou qualquer outra coisa, você demorará cerca de15 a20 minutos para resgatar o mesmo nível de concentração que estava anteriormente. Veja a lista dos maiores ladrões de tempo:
- E-mails em excesso
- Mensagens instantâneas
- Interrupções para atender ligações
- Interrupções constantes porque você mantém a política das “portas abertas”.
- Excesso de sociabilidade – o famoso “cafezinho”
- Visitas inesperadas.
- Reuniões improdutivas
- Procrastinação (adiamento de tarefas)
- Vício do detalhamento
- Preocupações demais
Se você realmente deseja aumentar sua produtividade, terá que aprender a lidar com os ladrões de tempo e evitar interrupções. Então aí vão algumas dicas:
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Ao realizar a programação diária em sua agenda, determine horários específicos para abertura de e-mails. Desligue todos os sinais sonoros que avisam a chegada de novas mensagens, e esqueça as redes sociais durante o trabalho. Tente responder e-mails logo na primeira leitura. Se não for possível separe em uma pasta específica “tarefas a cumprir”. Trate de apenas 1 assunto por e-mail, isso facilita a leitura e localização da mensagem pelo “assunto”. Se o assunto mudar, mude também o “assunto” do e-mail. Escreva de forma objetiva, utilize tópicos.
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Desligue o celular ou coloque-o em modo silencioso. Olhe apenas de hora em hora. Evite olhar o tempo todo para ver se recebeu alguma mensagem.
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Se perceber que a socialização é necessária para discutir de forma informal processos em andamento, crie o hábito de marcar 10 minutos antes da reunião para um cafezinho. Assim você faz a socialização e discute algum ponto fora da pauta da reunião.
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Para as pessoas que o interrompem com frequência, tente explicar que está tentando gerenciar melhor o seu tempo e combine horários específicos para despachar com eles.
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Tenha um tempo específico para lidar com suas preocupações. Isso o ajudará a manter a mente livre de preocupações nas horas em que precisa se concentrar para produzir. Preocupações demais roubam a atenção e distraem a mente causando ansiedade.
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Evite procrastinar. Se perceber que anda “empurrando com a barriga”, descubra por que está evitando a tarefa (ela é desagradável? Você se sente inseguro? Não sabe por onde começar? Preguiça?). Depois, contabilize o custo da demora. Você não perde somente tempo, mas perde dinheiro com isso. Se você acha a tarefa difícil demais, desmembre-a em subtarefas, isso torna mais fácil o início. Peça ajuda se necessário. Observe se você não está estabelecendo padrões muito altos de perfeição.
*Meiry Kamia – Palestrante, Psicóloga, Mestre em Administração de Empresas e Consultora Organizacional.
